9Система «Честный ЗНАК» представляет собой государственную информационную платформу, предназначенную для обязательной маркировки и прослеживаемости товаров на территории Российской Федерации.
Работа в системе «Честный ЗНАК» и Национальном каталоге, как правило, ведётся не одним человеком, а целой командой: специалисты по маркировке, логистике, закупкам, ИТ, бухгалтерии. Чтобы каждый сотрудник мог выполнять только свои задачи и при этом не имел лишних прав, используется механизм субаккаунтов.
Субаккаунт — это дополнительный пользователь внутри личного кабинета организации, которому назначаются строго определённые роли и полномочия: просмотр карточек товаров, заказ кодов маркировки, работа с определённой номенклатурой, формирование отчётов и т. д. Благодаря этому можно разграничить доступ между отделами и конкретными исполнителями, повысить безопасность работы в системе и избежать ошибок, связанных с некорректными действиями или изменением данных.
Таким образом, субаккаунты позволяют выстроить удобную и прозрачную модель совместной работы в системе, где каждый участник процесса видит только то, что относится к его зоне ответственности, и выполняет операции в рамках своих полномочий.
Использование таких учетных записей позволяет выстроить безопасную и управляемую модель работы с маркированной продукцией без передачи полного контроля над основным аккаунтом. Кроме того, субаккаунты упрощают внутреннее администрирование и позволяют компании быстрее адаптироваться к изменениям в объемах операций и составе персонала.
Что понимается под субаккаунтом
Под субаккаунтом в системе «Честный ЗНАК» понимается дополнительный пользователь, которому администратор организации предоставляет доступ к личному кабинету с заранее определенным набором полномочий.. Формально данная система подразумевает скорее «права доступа» внутри своего же личного кабинета, однако в деловой и профессиональной среде используется термин «субаккаунт», хоть как такого «отдельного входа» в него нет.
Для чего используются субаккаунты
Субаккаунты применяются в ситуациях, когда необходимо распределить функции между партнерами и подрядчиками.
Субаккаунт решает такие проблемы бизнеса как:
1. Розничная сеть с несколькими юридическими лицами
Часто головная компания владеет товарными знаками, а магазины работают как отдельные юридические лица (ООО или ИП). Без субаккаунтов каждая точка вынуждена была бы создавать собственные карточки товаров, получать членство в ГС1 РУС и генерировать отдельные GTIN. Это приводило бы к путанице в учёте, дублированию расходов, усложнению логистики и документооборота.
Так, субаккаунт позволяет всем филиалам работать с единой номенклатурой, значительно упрощая процессы.
2. Контрактное производство
При контрактном производстве сторонний производитель выпускает продукцию под частной торговой маркой заказчика. Здесь субаккаунт работает следующим образом: владелец марки регистрирует GTIN и описывает товары в национальном каталоге, затем добавляет производителя как субаккаунт, а производитель, в свою очередь, заказывает коды маркировки на GTIN заказчика, наносит их на упаковку и вводит товар в оборот. Такой подход экономит время и ресурсы, позволяя сосредоточиться на производстве, а не на административных задачах.
3. Перемаркировка и маркировка остатков
Если товар поступил с повреждённым или нечитаемым кодом DataMatrix, для его продажи необходимо получить новый код. Субаккаунт упрощает этот процесс. Например, если поставщик добавит магазин как субаккаунт, то они смогут самостоятельно заказать КМ на оригинальный GTIN без процедур возврата. Также это работает при необходимости маркировки остатков товара.
4. Франчайзинговые сети
В франчайзинговых сетях франчайзер владеет брендом и описаниями товаров, а франчайзи — самостоятельные юридические лица с собственными личными кабинетами в ГИС МТ. Так, каждый партнёр работает с единой номенклатурой, но при этом сохраняется независимость в финансовом учёте и упрощается процесс заказа кодов маркировки.
Такой подход позволяет выстроить понятную структуру ответственности и минимизировать риски, связанные с человеческим фактором при работе с маркированной продукцией.
Как настроить субаккаунт
Создание субаккаунта осуществляется через личный кабинет «Честного ЗНАКа» пользователем, обладающим административными правами. Процесс начинается с входа в систему Национального каталога и перехода к настройкам профиля организации. Далее добавляется ИНН организации, для которой задаются параметры доступа (полный набор прав на все карточки или ограниченный).
На этапе настройки важно заранее определить с партнерами и подрядчиками круг задач, которые требуется закрыть с помощью субаккаунта. В определенных случаях потребуется добавление привязанных пользователей по доверенности в качестве администратора, и там уже гибко ограничивать функционал, предоставляя доступ только к тем действиям, которые действительно необходимы для выполнения рабочих обязанностей. Такой подход снижает нагрузку на администрирование и повышает общий уровень безопасности.
Контроль действий и ответственность пользователей
К сожалению, все действия, выполняемые через субаккаунты, не сохраняются в системе владельца GTIN с указанием пользователя, времени и типа операции. Это не позволяет отслеживать историю изменений, при этом ответственность за действия субаккаунтов несет основная организация, поэтому контроль за назначением прав и соблюдением регламентов является обязательной частью работы с системой.
Контроль действий предусмотрен только при привязке пользователей по доверенности (сотрудников, сотрудников с правом подписи и администраторов). Таким образом видны причины ошибок и при необходимости есть возможность оперативно корректировать рабочие процессы.
Разграничение прав доступа
Корректное распределение прав является ключевым условием безопасной работы с системой. Пользователям могут предоставляться как расширенные, так и строго ограниченные полномочия. Например, контрактное производство может иметь доступ ко всем карточкам товара в Национальном каталоге, а покупатель, которому необходимо промаркировать остатки – ограниченный на несколько GTIN, которые необходимы именно ему.
Это особенно важно, поскольку ответственность за нарушения при маркировке перед надзорными органами несёт владелец GTIN, даже если физически маркировку выполнял подрядчик или партнер.
Практические рекомендации
Для эффективной работы с субаккаунтами и добавлением пользователей по доверенности рекомендуется заранее закреплять роли сотрудников во внутренних регламентах, регулярно пересматривать права доступа и своевременно отключать учетные записи при кадровых изменениях. Дополнительно стоит учитывать специфику товарных групп и объем операций при настройке полномочий пользователей и партнеров.
Субаккаунты в системе «Честный ЗНАК» – это практичный инструмент для организации работы внутри одного личного кабинета участника оборота. Они позволяют распределять обязанности и обеспечивать прозрачность операций с маркированными товарами.
