Чек-лист по маркировке честный знак для продавцов

Система обязательной маркировки «Честный ЗНАК» продолжает охватывать все больше категорий товаров. С 2024 2025 года в перечень включены и отдельные виды средств индивидуальной защиты (СИЗ): перчатки, маски и иные одноразовые изделия, применяемые в медицине, пищевой промышленности и сервисных отраслях. Для продавцов это не просто формальность, а требование, за невыполнение которого предусмотрены административные штрафы и блокировка оборота немаркированной продукции.

Чтобы избежать нарушений и обеспечить прозрачность работы, стоит заранее выстроить систему маркировки. Ниже — пошаговый чек-лист, который поможет торговым компаниям и дистрибьюторам внедрить «Честный ЗНАК» корректно и без сбоев.

1. Проверить, подпадает ли товар под обязательную маркировку

Первый шаг — понять, нужно ли маркировать конкретную позицию ассортимента. Система «Честный ЗНАК» охватывает СИЗ из текстильных, полимерных и комбинированных материалов.

Маркировке подлежат, например:

• медицинские перчатки (в том числе латексные, нитриловые и виниловые);

• медицинские маски (в эксперименте с 1 сентября 2024 года до 28 февраля 2026 года);

• салфетки медицинские, в том числе одноразовые.

2. Зарегистрироваться в системе «Честный ЗНАК»

Компания-продавец должна зарегистрироваться в государственной системе мониторинга оборота товаров (https://честныйзнак.рф). Для этого понадобятся:

• квалифицированная электронная подпись;

• учетная запись в личном кабинете участника оборота;

• регистрация в системе ЭДО (электронного документооборота).

После регистрации компания получает доступ к генерации и заказу уникальных кодовых идентификаторов DataMatrix, которые наносятся на каждую упаковку или единицу товара.

3. Заказать коды маркировки и нанести их корректно

Для товаров, произведенных в России, коды формируются через систему «Честный ЗНАК»; для импортных — через импортера. Каждый код уникален и содержит информацию о производителе, партии и характеристиках продукции.

Варианты нанесения:

• печать кода на индивидуальную упаковку (например, коробку с перчатками);

• этикетка или стикер на групповую тару;

• вложенный ярлык для многоразовых изделий.

Важно проверить читаемость кода — он должен сканироваться без ошибок.

4. Внести данные в электронный документооборот

Каждое движение маркированного товара — от производства или импорта до продажи конечному покупателю — сопровождается электронным УПД (универсальным передаточным документом) через оператора ЭДО.

Продавцу необходимо:

• принимать и подтверждать приход товаров в личном кабинете «Честного ЗНАКА»;

• сверять номера кодов и количество единиц;

• при отгрузке покупателю — формировать собственный УПД и передавать данные в систему.

Если товар поступил без корректного УПД, его оборот считается нарушением.

5. Проверить готовность кассового оборудования

При продаже маркированных СИЗ в розницу касса должна быть интегрирована с системой «Честный ЗНАК». Для этого кассовое ПО обновляется, чтобы при сканировании DataMatrix кода информация автоматически передавалась в ОФД (оператор фискальных данных) и далее — в систему маркировки.

Перед запуском продаж стоит:

• протестировать сканеры и кассы на корректность чтения кодов;

• убедиться, что интернет-соединение стабильно;

• провести контрольную продажу для проверки передачи данных.

6. Организовать хранение и инвентаризацию маркированной продукции

Смешение маркированных и немаркированных партий — частая ошибка продавцов. Чтобы избежать путаницы:

• выделите отдельные зоны хранения;

• ведите учет кодов в базе (например, с помощью Excel или WMS-системы);

• регулярно сверяйте остатки с отчетами «Честного ЗНАКА».

Инвентаризация поможет своевременно выявить ошибки и несостыковки при движении товаров.

7. Обучить персонал

Ответственные сотрудники должны понимать:

• какие товары подлежат маркировке;

• как правильно сканировать и проверять коды;

• что делать при ошибке сканирования или расхождении в УПД.

Минимальное обучение кассиров, кладовщиков и менеджеров по закупкам значительно снижает риск нарушений и штрафов.

8. Проверить отчетность и готовность к проверкам

Росаккредитация и Роспотребнадзор могут запросить отчеты о движении маркированных товаров. Продавцу стоит:

• регулярно выгружать данные из личного кабинета;

• хранить копии УПД и актов приемки;

• отслеживать статусы кодов (в обороте, выведен, списан).

Если код числится «в обороте», но фактически товар уже продан, необходимо своевременно передать корректирующие данные через кассу или ЭДО.

9. Следить за изменениями законодательства

Перечень маркируемых категорий и требования к участникам оборота могут корректироваться. Следите за обновлениями на портале «Честный ЗНАК», а также за письмами Минпромторга и ФНС.

Регулярный мониторинг позволит вовремя адаптировать процессы и избежать штрафов (для юрлиц — до 300 000 рублей за оборот немаркированного товара).

Система «Честный ЗНАК» — не просто государственное требование, а инструмент, который помогает бизнесу повысить прозрачность цепочки поставок, отслеживать подлинность продукции и укреплять доверие клиентов.